Ząbkowice Śląskie, 2012-01-16

ZP.271.1.2012.BC.ZO.

Odp. Nr 2

Wszyscy zainteresowani

Zamawiający udostępnia treść zapytań wraz z wyjaśnieniami.

1) W pkt 8 – czy dostawca oprogramowania ma zaprojektować nową strukturę organizacyjną Urzędu – czy tylko dostosować oprogramowanie do istniejącej struktury?

Odpowiedź: dostosować oprogramowanie SEOD z kontrolę Zarządczą do istniejącej struktury urzędu.

2) W pkt 9 – na czym ma polegać zapewnienie pomocy na stanowiskach użytkowników i zapewnienie gotowości do rozwiązywania problemów związanych z eksploatacją systemu. I na czym ma polegać zapewnienie nadzoru merytorycznego nad pracą systemu?

Odpowiedź: oprogramowanie SEOD z kontrolę Zarządczą musi być objęte wparciem technicznym i aktualizacją przez 12 miesięcy od chwili wdrożenia

3) W pkt 13 – co oznacza i jakich ruchów dotyczy możliwość śledzenia tych czynności przez system i późniejsze ich raportowanie?

Odpowiedź: SEOD musi umożliwiać odtworzenie historii każdego dokumentu. Wszelkie zmiany i ścieżki obiegu dokumentu powinny zostać przedstawione w formie raportu. Użytkownik w każdej chwili musi posiadać możliwość podglądu.

4) W pkt 14 – jakie są aspekty bezpieczeństwa, o których myślą Państwo pisząc „we wszystkich”?

Odpowiedź: System powinien posiadać mechanizm weryfikacji sum kontrolnych, zapewniając wykrycie nie autoryzowanej podmiany plików. Wszelkie dokumenty (pliki) tworzone i przetwarzane przez SEOD muszą ze względów bezpieczeństwa umożliwiać przechowywanie ich w bazie (repozytorium) odrębnej w stosunku do bazy przechowującej rdzenne dane dla SEOD. System musi umożliwiać komunikację z pomocą bezpiecznego połączenia SSL, szyfrowanego certyfikatem SSL systemu. System musi również dawać możliwość wprowadzania polityki bezpieczeństwa haseł (możliwość zdefiniowania min. długości, znaków specjalnych, wielkości liter)

5) W pkt 15 – czym jest „Kontrola Zarządcza” i jakie obszary ma obejmować integracja?

Odpowiedź: Kontrola Zarządcza – jest systemem informatycznym wspomagającym zarządzanie jednostką administracji samorządowej w zapewnieniu kontroli zarządczej
we wszystkich pięciu obszarach:

· środowisko wewnętrzne,

· cele i zarządzanie ryzykiem,

· mechanizmy kontroli,

· informacja i komunikacja,

· monitorowanie oraz ocena.

Umożliwia dokumentowanie funkcjonowania jednostki w zakresie realizacji celów zarządzania i zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego. Ułatwia formułowanie celów i zadań dla jednostki, określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, przydzielanie zadań oraz prowadzenie kontroli. Wspiera proces zarządzania ryzykiem związanym i realizacją zaplanowanych celów i zadań.

Integracja ma obejmować strukturę organizacyjną, użytkowników oraz ich uprawnienia.

6) W pkt 16 - czym jest „Elektroniczna Skrzynka Podawcza” i jakie obszary ma obejmować integracja?

Odpowiedź: Spełnienie tego zapisu Zamawiający chce uzyskać poprzez dostarczenie takiego Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą ePUAP (między innymi w zakresie korzystania z ESP)

7. Co rozumie się przez analiza przedwdrożeniową infrastruktury informatycznej? W jakiej formie? Audyt? Testy sieci, komputerów? Oprogramowania?

Odpowiedź: W formie ankiety tylko w celu instalacji w istniejącej infrastrukturze, dedykowanego serwera pod SEOD

8. Czy punkt 2 paragraf 9 oznacza instruktaż przy stanowiskach, jeśli tak to ile godzin?

Odpowiedź: NIE

9. czy pomoc zdalna w ramach asysty technicznej?

Odpowiedź: TAK

10. Zamawiający używa pojęcia „licencje równoczesne”. Czy zamawiającemu chodzi o udzielenie 30 licencji jednoczesnych na SEOD, umożliwiających jednoczesną pracę na SEOD nie więcej niż 30 użytkownikom?

Odpowiedź: 30 jednocześnie zalogowanych użytkowników

11. Treść opisu przedmiotu zamówienia pkt. 2.10 jakie „narzędzia” chodzi zamawiającemu?.

Odpowiedź: Uprawnienia użytkowników zgodne ze strukturą organizacyjną, dostęp do procedur i dokumentów.

12. Treść opisu przedmiotu zamówienia pkt. 2.13 Kto ma śledzić ruchy? Kto lub co będzie się poruszać oraz będzie śledzone? W jaki sposób ma odbywać się raportowanie?

13. Treść opisu przedmiotu zamówienia pkt. 12.15 Czy przez pojęcie Kontroli Zarządczej zamawiający rozumie inne niż SEOD oprogramowanie, które posiada, czy funkcjonalności wewnątrz SEOD?

Odpowiedź: Jeżeli SEOD posiada funkcjonalności Kontroli Zarządczej, może to być jedno oprogramowanie.

14. Jeżeli „kontrola Zarządcza” oznacza oprogramowanie posiadane przez zamawiającego to wnosimy o opisanie, w jaki sposób SEOD ma być zintegrowany z Kontrolą Zarządczą oraz o opisanie zakresu integracji.

Odpowiedź: Kontrola Zarządcza nie oznacza oprogramowania posiadanego przez Zamawiającego

15. Czy klient oczekuje zdefiniowania procesów czy tylko przeprowadzenia szkolenia w zakresie ich tworzenia?

Odpowiedź: Odtworzenia istniejących procesów w SEOD i przeszkolenia w zakresie ich tworzenia.

16. Jeśli Wykonawca ma podjąć się zdefiniowania procesów to, jaka ma być ich złożoność (algorytm) oraz dokładna ilość?

Odpowiedź: Wykonawca nie podejmuje się definiowania procesów.

17. W punkcie 2 podpunkt 5 zapytania ofertowego Zamawiający określił, że szkoleniem objętych będzie 77 pracowników. Czy Zamawiający określa minimalną ilość godzin szkolenia dla każdej grupy oraz maksymalną liczbę osób w ramach danej grupy? Jeżeli tak to prosimy o podanie tych informacji.

Odpowiedź: minimalny czas szkolenia jednej grupy to 5 godzin, szkolenia w maksymalnie 10-cio osobowych grupach.

18. Czy szkolenia mają być przeprowadzone w formie wykładów czy w formie warsztatów? Jeżeli szkolenia mają być w formie warsztatów to czy Zamawiający zapewnia sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia?

Odpowiedź: Szkolenia w formie warsztatów, sprzęt po stronie Wykonawcy

19. W punkcie 2 podpunkt 6 zapytania ofertowego Zamawiający określił: „Dostarczenie dokumentacji użytkownika, instrukcji użytkownika- w języku polskim”. Czy Zamawiający wymaga minimalnej ilości dokumentacji użytkownika, instrukcji użytkownika. Jeżeli tak, to prosimy o podanie ilości.

Odpowiedź: Tak, 3 egzmplarze.

20. W aspekcie zapisu zawartego w formularzu ofertowym w punkcie 2 o brzmieniu „W przypadku udzielenia nam zmówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego” prosimy o przekazanie projektu umowy lub też istotnych postanowień umowy zawierających elementy kluczowe z punktu widzenia przygotowania oferty.

Odpowiedź: Warunki projektu umowy zostaną przedłożone temu wykonawcy, którego oferta będzie najkorzystniejsza.

21. W celu rzetelnego wdrożenia systemu prosimy o wydłużenie okresu wdrożenia z 30 dni do 60 dni, który będzie liczony od daty zawarcia umowy?

Odpowiedź: Okres wdrożenia 30 dni od daty podpisania umowy.

22. Czy w punkcie 4 podpunkt 2 zapytania ofertowego chodzi o otwarcie ofert, które ma odbyć się w dniu 18/01/2012 r. o godz. 12.15? jakim systemie mówi zamawiający posługując się pojęciem "Kontrola zarządcza" i jaka jest nazwa/producent tego sytemu?

Odpowiedź: Tak chodzi o otwarcie ofert .System Kontroli Zarządczej, zostanie zakupiony w ramach tego postępowania.

23. Czy zamawiający posiada opis interfejsu integracji systemu ESOD z systemem kontroli zarządczej i może go udostępnić wykonawcy?

Odpowiedź: System Kontroli Zarządczej, zostanie zakupiony w ramach tego postępowania.

24. W jakim zakresie system ESOD ma być zintegrowany z "Kontrolą zarządczą"?

Odpowiedź: Integracja ma obejmować strukturę organizacyjną, użytkowników oraz ich uprawnienia.

25. Czy zamawiający mówiąc o "Elektronicznej Skrzynce Podawczej" oczekuje jej dostarczenia w ramach zamówienia czy też już użytkuje którąś z dostępnych na rynku. Jeżeli użytkuje, to prosimy o podanie dostawcy tej usługi.

26. Czy zamawiający mówiąc o elektronicznej archiwizacji (moduł archiwum) ma na myśli oprogramowanie spełniające wymogi instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej zgodnej z "Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych" (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67)?

Odpowiedź: TAK

27. Co zamawiający rozumie mówiąc "Umożliwiać śledzenie wszystkich ruchów oraz umożliwiać raportowanie tych ruchów"? Prosimy o podanie przykładów.

28. Co rozumieją Państwo po przez zwrot „INTEGRACJA Z KONTROLĄ ZARZĄDCZĄ”?

Odpowiedź: Integracja ma obejmować strukturę organizacyjną, użytkowników oraz ich uprawnienia.

29. pkt 8 „Wykonawca zobowiązany jest zaprojektować i wprowadzić strukturę organizacyjną, ustalić uprawnienia użytkowników oraz wprowadzić i uaktualnić słownik systemu” – Co jest rozumiane pod pojęciem „słownik systemu”? W jakim celu ma być wykorzystywana struktura organizacyjna? Czy miały to by być grupy użytkowników z dostępem do określonych części archiwum?

Odpowiedź: Uprawnienia użytkowników zgodne ze strukturą organizacyjną, dostęp do procedur i dokumentów.

30. pkt 10 „W ramach projektu muszą zostać wdrożone i odpowiednio skonfigurowane narzędzia systemu umożliwiające wykonywanie czynności związanych z obowiązkami użytkowników.” Prosilibyśmy o rozwinięcie. O jakiego rodzaju obowiązki chodzi

Odpowiedź: Uprawnienia użytkowników zgodne ze strukturą organizacyjną, dostęp do procedur i dokumentów.

31. pkt 15 „System ma być zintegrowany z Kontrolą Zarządczą” - Jakie są dostępne interfejsy do Kontroli Zarządczej i jaki zakres danych ma być wymieniany.

Odpowiedź: System Kontroli Zarządczej, zostanie zakupiony w ramach tego postępowania. Integracja ma obejmować strukturę organizacyjną, użytkowników oraz ich uprawnienia.

32. pkt 16 „Uwzględniać integrację z Elektroniczną Skrzynką Podawczą” - Jakie są dostępne interfejsy do Elektronicznej Skrzynką Podawczą i jaki zakres danych ma być wymieniany.

Odpowiedź:

Spełnienie tego zapisu Zamawiający chce uzyskać poprzez dostarczenie takiego Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą ePUAP (między innymi w zakresie korzystania z ESP)

33. Dotyczy: pkt. 15 - opis przedmiotu zamówienia

Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia odnosząc się do „kontroli zarządczej” używa pojęć:

„system obiegu dokumentów wraz z kontrolą zarządczą”, „system ma być zintegrowany z Kontrolą Zarządczą” oraz „współpraca z Kontrolą Zarządczą”.

Prosimy o potwierdzenie, iż przez pojęcie „Kontrola Zarządcza” Zamawiający ma na myśli moduł będący elementem dostarczanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów służący kadrze zarządzającej, który umożliwia sporządzanie raportów/podsumowań pracy w systemie m.in. wskazujący np. ilość zarejestrowanych, bądź przeterminowanych pism/ spraw w podziale na poszczególnych pracowników itp.

· środowisko wewnętrzne,

· cele i zarządzanie ryzykiem,

· mechanizmy kontroli,

· informacja i komunikacja,

· monitorowanie oraz ocena.

34. Dotyczy: pkt. 5 - opisu przedmiotu zamówienia

Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia pisze o konieczności przeszkolenia 77 użytkowników systemu obiegu dokumentów a jednocześnie stawia warunek sposobu licencjonowania: 30 licencji jednoczesnym dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów.

W związku z tym prosimy o określenie czy powyższy zapis dotyczący licencjonowania należy rozumieć jako licencję na maksimum 30 jednocześnie zalogowanych użytkowników czy też minimum 30 jednocześnie zalogowanych użytkowników?

Odpowiedź: 30 jednocześnie zalogowanych użytkowników

35. Dotyczy: Formularz ofertowy

We wzorze załącznika do formularza ofertowego Zamawiający stawia pytanie: Na jaki okres użytkowania udzielona jest gwarancja na system oraz urządzenia?

Prosimy o określenie czy, w odniesieniu do systemu obiegu dokumentów, pod pojęciem gwarancji Zamawiający rozumie „opiekę autorską nad systemem obiegu dokumentów, której koszt należy uwzględnić w ofercie na cały okres zaoferowanej gwarancji” czy też jako zapewnienie Wykonawcy, że system będzie pracował zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia przez zadeklarowany w ofercie okres a opieka autorska jest osobną usługą i podlega rocznej zryczałtowanej opłacie za każdy rok użytkowania systemu obiegu dokumentów?

Odpowiedź: Zamawiający rozumie „opiekę autorską nad systemem obiegu dokumentów, której koszt należy uwzględnić w ofercie na cały okres zaoferowanej gwarancji.

36. Dotyczy: pkt. 16 - opis przedmiotu zamówienia

W opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga „uwzględnienia integracji

z Elektroniczną Skrzynką Podawczą”.

Prosimy o potwierdzenie iż Zmawiający spełnienie tego zapisu chce uzyskać poprzez dostarczenie takiego Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą ePUAP (między innymi w zakresie korzystania z ESP)? W innym wypadku prosimy o informacją z jaką ESP Zamawiający oczekuje dokonania integracji tj. nazwa producenta oraz czy Zamawiający posiada autorskie prawa majątkowe do ESP lub posiada dokumentację i zapewni współpracę producenta ESP w zakresie integracji z dostarczanym SEOD?

Odpowiedź: Tak, spełnienie tego zapisu Zamawiający chce uzyskać poprzez dostarczenie takiego Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą ePUAP (między innymi w zakresie korzystania z ESP)

Jednocześnie Zamawiający informuje, że przedłużamy termin składnia ofert.

Termin składania ofert : 23/01/2012r. o godz. 12:00.

Burmistrz

(-) Marcin Orzeszek