Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 186/X/ORG-08

Burmistrza Ząbkowic Śląskich

z dnia  21 października 2008 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

REGULAMIN

ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO

W ZĄBKOWICACH ŚLĄSKICH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spis treści

 

 

Rozdział I.   Postanowienia ogólne .........................................................................................   3

Rozdział II.  Zadania Urzędu ..................................................................................................   4

Rozdział III. Organizacja Urzędu ...........................................................................................   5

Rozdział IV. Zasady funkcjonowania Urzędu ........................................................................   8

Rozdział V.  Zakres działania, uprawnienia i odpowiedzialność kierownictwa Urzędu ........ 10

Rozdział VI. Akty prawne Burmistrza .................................................................................... 12

Rozdział VII. Zasady ogólne podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu...............13

Rozdział VIII. Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków ............................................... 14

Rozdział IX.  Organizacja działalności kontrolnej .................................................................  14

Rozdział X.   Zasady udzielania informacji dziennikarzom ................................................... 15

Rozdział XI.  Postanowienia końcowe ................................................................................... 15

 

 

Wykaz załączników

 

Załącznik nr 1    Zakresy działania komórek organizacyjnych i stanowisk w Urzędzie ........ 16

Załącznik nr 2    Wykaz zastępstw kierowników ................................................................... 42

Załącznik nr 3    Schemat organizacyjny Urzędu ................................................................... 43

Załącznik nr 4    Wykaz gminnych jednostek organizacyjnych ............................................. 44

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rozdział I

 

Postanowienia ogólne

 

 

 

§ 1

 

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Ząbkowicach Śląskich określa:

1.      Zadania,

2.      Wewnętrzną  strukturę,

3.      Zasady funkcjonowania,

4.      Zakresy działania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika  
Gminy,

5.      Zakresy działania  komórek organizacyjnych i stanowisk samodzielnych - załącznik nr 1,

6.      Wykaz zastępstw kierowników - załącznik nr 2,

7.      Schemat organizacyjny - załącznik nr 3,

8.      Wykaz gminnych jednostek organizacyjnych - załącznik nr 4.

 

 

 

§ 2

 

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym jest mowa o:

1. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Ząbkowicach Śląskich,
2. Przewodniczącym - należy przez to rozumieć Przewodniczącego Rady Miejskiej
   w Ząbkowicach Śląskich,
3. Komisjach Rady - należy przez to rozumieć komisje Rady Miejskiej w Ząbkowicach Śląskich,
4. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Ząbkowicach Śląskich,
5. Gminie - należy przez to rozumieć Miasto i Gmina Ząbkowice Śląskie,

      6.   Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Ząbkowic

6.  Śląskich,
7. Zastępcach Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępca Burmistrza pierwszy,  Zastępca Burmistrza drugi
8.  
9. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy,
10. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy - Głównego Księgowego Budżetu,
11. Kierownictwie Urzędu - należy przez to rozumieć Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy,
12. Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Ząbkowicach Śląskich,
13. Komórce organizacyjnej Urzędu - należy przez to rozumieć wyodrębniony w strukturze organizacyjnej urzędu zespół pracowników wyposażony w niezbędne środki i kierowany przez jednego zwierzchnika służbowego, który realizuje w sposób ciągły przypisane funkcje i zadania,
14. Jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć gminne jednostki organizacyjne, wyszczególnione w załączniku nr 4 do niniejszego regulaminu
15. BIP- należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu.

 

 

 

§ 3

 

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz, który pełni równocześnie funkcję organu        wykonawczego Gminy.

      4.      Siedziba Urzędu mieści się przy ul. 1 Maja 15 w Ząbkowicach Śląskich.

 

 

 

 

ROZDZIAŁ II

 

Zadania Urzędu

 

 

§ 4

 

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy powołaną do wykonywania zadań        publicznych o znaczeniu lokalnym.
2. Urząd realizuje zadania:

1)      własne, wynikające z ustaw, statutu i uchwał Rady,

2)      zlecone z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw,

3)      przejęte w drodze porozumień zawartych z organami administracji  rządowej,

4)      powierzone na podstawie porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego.

 

§ 5

 

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich  zadań i kompetencji.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1)     przygotowywanie materiałów, decyzji, postanowień projektów uchwał i innych   
   aktów z zakresu administracji publicznej,

2)    wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych
   wchodzących w zakres zadań Gminy,

3)    zapewnienie możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg       
   i wniosków,

4)    przygotowywanie dokumentów w celu uchwalenia budżetu oraz jego wykonania,

5)    realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa   
   oraz uchwał i zarządzeń,

6)    prowadzenie  dostępnego do powszechnego wglądu zbioru przepisów gminnych,

7)   stosowanie instrukcji kancelaryjnej w zakresie przyjmowania, ewidencjowania,
  wysyłania korespondencji, a także w zakresie przechowywania i przekazywania
  akt  do archiwum.

 

 

 

 

ROZDZIAŁ III

Organizacja Urzędu

§ 6

 

1.      W Urzędzie funkcjonują: wydziały, biura, zespoły oraz jednoosobowe stanowiska pracy, które przy znakowaniu akt posługują się symbolami określonymi w regulaminie.

 

2.      W Urzędzie tworzy się następujące wydziały:

1)      Urząd Stanu Cywilnego - USC,

2)      Straż Miejska - SMI,

3)      Wydział Organizacyjny - ORG

4)      Wydział Spraw Obywatelskich i Przedsiębiorczości - SOP

5)      Wydział Finansów i Planowania - WFP,

6)      Wydział Infrastruktury Komunalnej - WIK,

7)      Wydział Gospodarki Przestrzennej - WGP,

8)      Wydział Edukacji - EDU,

9)      Wydział Rozwoju Lokalnego i Promocji - RLP,

 

3.   W Urzędzie tworzy się następujące biura i zespoły:

1)      Biuro Rady Miejskiej - BRM,

2)      Biuro Obsługi Petenta  - ORG,

 

4.   W Urzędzie tworzy się następujące samodzielne stanowiska:

1)      Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego - SAW,

2)      Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - SZP

 

5.      Powołuje się następujących pełnomocników:

1)      Pełnomocnik ds. Zarządzania Kryzysowego -PZK.

2)      Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - PIN

 

§ 7

 

      1. Kierownictwo Urzędu stanowią:

1)     Burmistrz - B,

2)     Zastępca Burmistrza pierwszy - ZB1,

3)   Zastępca Burmistrza drugi - ZB2

4)     Sekretarz - SG,

5)     Skarbnik  - SK.

 

2. W  Urzędzie ustala się następujące stanowiska kierownicze:

1)     Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,

2)   Komendant Straży Miejskiej,

3)     Kierownik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Promocji,

4)     Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich i Przedsiębiorczości,

5)     Kierownik Wydziału Infrastruktury Komunalnej,

7)     Kierownik Wydziału Gospodarki Przestrzennej,

8)  Kierownik Wydziału Edukacji.

 

     3. Ustala się następującą strukturę wewnętrzną wydziałów i komórek organizacyjnych:

 

      3.1.           Pion Burmistrza:

  

      1.      Urząd Stanu Cywilnego - USC:

     1)     kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - 1 etat,

     2)   z-ca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego - 1 etat,

     3)     stanowisko ds. rejestracji stanu cywilnego  - 1 etat.

 

      2.   Wydział Rozwoju Lokalnego i Promocji - RLP:

     1) kierownik wydziału - 1 etat,    

     2) stanowisko ds. aktywizacji gospodarczej - 1 etat,

     3) stanowisko ds. funduszy europejskich i krajowych - 1 etat,

           4) stanowisko ds. promocji, turystyki i kultury - 1 etat.

           5) stanowisko ds. kontaktów zagranicznych - ½ etatu.

           6) stanowisko ds. obsługi i promocji izby pamiątek regionalnych i Krzywej Wieży  - 2 etaty.

 

3.     Straż Miejska - SMI:

1)   komendant Straży Miejskiej - 1 etat,

2)     strażnik miejski - 6 etatów.

 

      4.      Pion Ochrony Informacji Niejawnych tworzą:

1)     pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - PIN, powoływany przez
             Burmistrza,

2)   kierownik Kancelarii Tajnej (funkcja wyznaczona pracownikowi wskazanemu  

       przez w/w Pełnomocnika),

3)     stanowisko ds. obsługi Kancelarii Tajnej, (funkcja wyznaczona pracownikowi
            wskazanemu przez Pełnomocnika);

5.   Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego - SAW,

6.    Pełnomocnik ds. Zarządzania Kryzysowego - PZK,

7.   Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - SZP.

 

3.2. Pion Zastępcy Burmistrza pierwszego - ZB 1:

 

1.    Wydział Infrastruktury Komunalnej - WIK:

          1)   kierownik wydziału - 1 etat,

    2)   stanowisko ds. zarządu drogami - 1 etat, 

          3)   stanowisko ds. infrastruktury komunalnej - 3 etaty,

 

2.   Wydział Gospodarki Przestrzennej - WGP:

1)   kierownik wydziału - 1 etat,

2)   stanowisko ds. ochrony środowiska - 1 etat,

3)   stanowisko ds. gospodarki przestrzennej - 1 etat,   

4)   stanowisko ds. gospodarki lokalowej i mieszkaniowej - 1 etat,

            5)   stanowisko ds. sprzedaży nieruchomości, podziałów i ewidencji mienia

                        - 1 etat,

6)   stanowisko ds. rolnych, sprzedaży i obrotu nieruchomościami - 1 etat,

7)   stanowisko ds. sprzedaży lokali i wieczystego użytkowania - 1 etat,

8)   stanowisko ds. lokalowych - 1 etat.

 

3.3. Pion Zastępcy Burmistrza drugiego - ZB 2:

 

      1.      Wydział Edukacji - EDU:

1)     kierownik wydziału - 1 etat,

2)     stanowisko ds. finansowo - administracyjnych - 1 etat,

3)     stanowisko ds. administracyjno - opiekuńczych - 1 etat,

         4)     stanowisko ds. koordynacji profilaktyki i rozwiązywania problemów
                  alkoholowych i  narkomanii - 1 etat.

 

3.4. Pion Sekretarza Gminy - SG:

 

 1. Wydział Organizacyjny - ORG:

         1)  kierownik wydziału - 1 etat,

2)  stanowisko ds. kadr - 1etat,

3)  stanowisko ds. gospodarczych - 1 etat,

4)  stanowiska pomocnicze i obsługa (1 etat konserwator - dozorca, 2 etaty  

     sprzątaczek),

5)    stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy - 1/3 etatu,

6)  stanowisko ds. obsługi informatycznej Urzędu - 2 etaty,

7)  stanowisko ds. administracyjno-prawnych - 1 etat

 

 2.      Wydział Spraw Obywatelskich i Przedsiębiorczości - SOP:

1)     kierownik wydziału - 1 etat,

2)     stanowisko ds. ewidencji ludności i bezpośredniej obsługi petentów - 1 etat,

3)     stanowisko ds. dowodów osobistych i bezpośredniej obsługi petentów - 2 etaty,

4)   stanowisko ds. inicjatyw gospodarczych - 1 etat.

 

 3.   Biuro Rady Miejskiej - BRM:

1)     stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej i jednostek pomocniczych  - 2 etaty,

 

 4.  Biuro Obsługi Petenta - BOP:

1)      stanowiska ds. obsługi petentów Urzędu - 2 etaty,

2)    stanowisko ds. archiwizacji dokumentów - 1 etat,

      3)      stanowiska doręczycieli przesyłek - 2 etaty.

 

       5.  Sekretariat - SEK

         1) stanowisko ds. obsługi sekretarskiej Burmistrza i Zastępców Burmistrza - 1 etat,

         2) asystent Burmistrza - 1 etat.

 

 3.5. Pion Skarbnika Gminy - SK:

 

1.  Wydział Finansów i Planowania (funkcję kierownika wydziału pełni główny księgowy):

1)     główny księgowy - 1 etat,

2)     stanowisko ds. podatku i opłat lokalnych - 2 etaty,

3)     stanowisko ds. księgowości - 4 etaty,

4)   stanowisko ds. wymiaru podatku - 3 etaty,

5)   stanowisko ds. pomocy publicznej - 1 etat.

 

 

 

§ 8

 

1.    Zadania merytoryczne poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu określa
     załącznik Nr 1 do regulaminu.

2.  Podział zadań w komórkach organizacyjnych na poszczególne stanowiska pracy  
     określają zakresy czynności na stanowiskach pracy zatwierdzane przez Burmistrza,
     na wniosek kierowników wydziałów i referatów lub koordynatorów w uzgodnieniu
     z Sekretarzem.

3.  Wielkość zatrudnienia w Urzędzie w ramach przyznanych środków na  wynagrodzenia
     określa Burmistrz.

4. W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone i likwidowane   
      stanowiska pracy.

5. W Urzędzie może być świadczona praca na podstawie umowy zlecenia lub umowy
     o dzieło.

6. W Urzędzie mogą funkcjonować zespoły doradcze, komisje, ciała opiniodawcze     
      i wykonawcze do realizacji projektów, przedsięwzięć i zadań. Skład osobowy, zakres
     działania i tryb pracy zespołów określa Burmistrz w dokumencie o ich powołaniu, o ile
     nie wynika to z odrębnych przepisów.

 

 

ROZDZIAŁ IV

Zasady funkcjonowania Urzędu

 

 

§ 9

 

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1)      praworządności,

2)      służebności wobec społeczności lokalnej,

3)      racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4)      jednoosobowego kierownictwa,

5)      kontroli wewnętrznej,

6)      podziału kompetencji,

7)      wzajemnego współdziałania,

8)      racjonalnego doboru kadry pracowniczej,

9)      podnoszenia jakości świadczonych usług.

 

 

§ 10

 

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań kierują się celami wyznaczonymi w polityce jakości Urzędu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 11

 

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Pracą Urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępców, Sekretarza i Skarbnika.

 

§ 12

 

1. Jednoosobowe kierownictwo wyraża się tym, że każdy pracownik podlega tylko jednemu
 przełożonemu, od którego otrzymuje wytyczne oraz przed którym jest odpowiedzialny
 za wykonanie zadań służbowych.

2.  Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi   
  podległych im pracowników, sprawują nadzór nad nimi oraz mogą wydawać im decyzje
  i polecenia.

3.   Przy wydawaniu pleceń obowiązuje przestrzeganie drogi służbowej. Pracownik może  
  otrzymać polecenie od zwierzchnika swojego bezpośredniego przełożonego, ale o fakcie
  tym powinien powiadomić swojego przełożonego.

4. W razie nieobecności kierownika komórki organizacyjnej jego obowiązki przejmują
  osoby zaproponowane przez kierownika i zaakceptowane przez Burmistrza zgodnie
  z zał. nr 2 do regulaminu.

5. Zasady wynagradzania i przyznawania dodatków funkcyjnych określa Rozporządzenie  
 Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych
 pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach
 powiatowych i urzędach marszałkowskich.

 

 

§ 13

 

1. Dobór kadry pracowniczej odbywa się w drodze konkursu , który ma na celu wyłonienie
     najlepszej  kandydatury spośród złożonych ofert.

2. Decyzję o zatrudnieniu kandydata na określone stanowiska pracy podejmuje Burmistrz.

 

 

§ 14

 

1. W celu realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Gminy, Burmistrz może powołać
    pismem okólnym Pełnomocnika działającego w jego imieniu.

2. Powołanie Pełnomocnika, w trybie określonym w ust. 1, nie wymaga zmiany regulaminu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ V

 

Zakresy działania, uprawnienia i odpowiedzialność kierownictwa Urzędu

 

§ 15

 

Do zakresu zadań Burmistrza należy:

1)     formułowanie i realizacja polityki i strategii miasta,

2)     koordynowanie spraw dotyczących gospodarki finansowej miasta,

3)     kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,

4)     składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z bieżącym funkcjonowaniem miasta i udzielanie upoważnień w tym zakresie,

5)     wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, regulamin oraz uchwały Rady.

6)     wydawanie zarządzeń dotyczących przepisów porządkowych w sprawach związanych z bezpośrednim zagrożeniem bezpieczeństwa publicznego, które podlegają zatwierdzeniu przez Radę na najbliższym posiedzeniu,

7)     upoważnianie Zastępcy Burmistrza i  pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

8)     udzielanie pełnomocnictw procesowych,

9)     wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,

10) koordynowanie działalności komórek i jednostek organizacyjnych oraz organizowanie ich współpracy,

11) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi, w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

12) zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników Urzędu oraz prowadzenie oceny kadry kierowniczej Urzędu,

13) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

14) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

15) składanie sprawozdań z wykonywania uchwał Rady,

16) określanie standardów jakości usług świadczonych przez Urząd,

17) monitorowanie usług świadczonych przez Urząd,

18) nadzór i realizacja celów dotyczących BHP,

 

 

§ 16

 

Do zadań Zastępców Burmistrza należy:

1) Zastępca Burmistrza pierwszy podejmuje czynności kierownika Urzędu w czasie
      nieobecności Burmistrza lub niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza
      z innych przyczyn.

2) Zastępcy Burmistrza wykonują zadania w zakresie upoważnień i poleceń służbowych   
    wydawanych przez Burmistrza oraz nadzorują i są odpowiedzialni za sprawy
    realizowane przez komórki organizacyjne, przyporządkowane dla tych stanowisk
    w strukturze organizacyjnej Urzędu - załącznik Nr 1 do regulaminu.

3)Zastępcy Burmistrza nadzorują pracę podporządkowanych im jednostek  
    organizacyjnych wymienionych w załączniku Nr 4 do regulaminu.

4) Zastępcy Burmistrza realizują zadania wynikające z zarządzeń Burmistrza.

 

 

§ 17

 

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1)      nadzór nad organizacją pracy Urzędu,

2)      przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów, zarządzeń i innych aktów wewnętrznych,

3)      prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadry,

4)      przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy
w Urzędzie,

5)      nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,

6)      wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników i komórek organizacyjnych bezpośrednio podległych,

7)      nadzór nad gospodarką mieniem Urzędu i nad środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania, zakupy, wyposażenie, remonty i inwestycje,

8)      nadzorowanie przestrzegania  rzetelnego i terminowego załatwiania interpelacji skarg i wniosków,

9)      pełnienie funkcji kierownika Urzędu w razie nieobecności Burmistrza i Zastępców Burmistrza,

10)  wykonywanie innych zadań z upoważnienia lub na polecenie Burmistrza.

 

 

§ 18

 

Do zadań Skarbnika  należy:

1)      nadzorowanie wykonywania obowiązków i sprawowanie odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości i obsługi księgowej  budżetu Gminy,

2)      przygotowywanie projektu budżetu Gminy,

3)      nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu, polegająca na wstępnej kontroli legalności dokumentów oraz bieżącej i następnej kontroli operacji gospodarczych będących przedmiotem księgowań,

4)      kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych (ewentualnie udzielanie upoważnień dla innych osób do dokonywania kontrasygnaty),

5)      wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

6)      nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,

7)      przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej Gminy,

8)      opiniowanie projektów uchwał organów Gminy wywołujących skutki finansowe
dla Gminy,

9)      pełnienie organu kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowych w zakresie kompletności i rzetelności sporządzanych dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

10)  wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.

 

 

 

 

§ 19

 

 Do zakresu zadań kierowników komórek organizacyjnych należy:

1)      kierowanie pracą podległych im komórek organizacyjnych Urzędu,

2)      nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw należących
do komórek organizacyjnych,

3)      kontrolowanie jakości wykonanej pracy przez podległych pracowników, dokonywanie oceny pracowników i występowanie z wnioskami w ich sprawie (nagrody, kary, awanse),

4)      koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników,

5)      nadzorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów bhp i ppoż.,

6)      dbałość o powierzone mienie Urzędu,

7)      przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza oraz aktów własnych Urzędu,

8)      opracowywanie projektów budżetu w części dotyczącej zakresu działania komórek i nadzór nad ich realizacją,

9)      opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych działań i spraw,

10)  współdziałanie z innymi komórkami Urzędu z jednostkami organizacyjnymi, instytucjami, organami administracji i organizacjami społecznymi,

11)  wydawanie  decyzji administracyjnych w ramach uzyskanych upoważnień,

12)  przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz udzielanie wyjaśnień na skargi i wnioski interesantów, w trybie przewidzianym procedurą,

13)  wykonywanie na polecenie Burmistrza innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania,

14)  organizowanie narad wydziałowych i przekazywanie informacji dotyczących spraw miasta i Urzędu.

15)  przygotowywanie, dostarczanie oraz merytoryczny nadzór i aktualizacja BIP
w ramach kompetencji wydziału.

 

§ 20

 

Merytoryczny nadzór nad pracą Biura Rady Miejskiej sprawuje Przewodniczący Rady.

 

 

ROZDZIAŁ VI

 

Akty prawne Burmistrza

 

 

§ 21

Burmistrz wydaje:

1)      zarządzenia - wydawane na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych oraz zarządzenia będące przepisami porządkowymi w sprawach nie cierpiących zwłoki, które podlegają zatwierdzeniu przez Radę na najbliższej sesji,

2)      decyzje i postanowienia - w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego,

3)      pisma okólne - porządkujące wewnętrzne sprawy organizacyjne Urzędu,

4)      polecenia - dotyczące wyznaczania operacyjnych działań komórkom organizacyjnym i jednostkom organizacyjnym Gminy.

 

 

 

ROZDZIAŁ VII

 

Zasady ogólne podpisywania

dokumentów i korespondencji Urzędu

 

 

§ 22

 

1.    Odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych podpisuje Burmistrz lub Zastępca
     Burmistrza pierwszy w przypadku nieobecności Burmistrza.

2.    Do podpisu Burmistrza zastrzega się także następujące pisma i dokumenty:

1)     zarządzenia, pisma okólne i polecenia,

2)     decyzje i postanowienia z zakresu administracji publicznej, do wydawania       których nie zostali upoważnieni inni pracownicy,

3)     kierowane do naczelnych organów władzy państwowej oraz naczelnych
i centralnych organów administracji,

4)     kierowane do NIK, RIO, PIP, Izby Skarbowej i innych instytucji - w związku       z prowadzonymi przez nie postępowaniami,

5)     związane ze współpracą zagraniczną,

6)     zawierające wnioski o nadanie odznaczeń państwowych i regionalnych,

7)     związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych i kierowników       jednostek organizacyjnych,

8)     listy gratulacyjne,

9)     upoważnienia i pełnomocnictwa.

 3.  Dokumenty i pisma inne podpisują:

1) zastępcy Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik - w sprawach przez nich
    nadzorowanych, zgodnie z ustalonym podziałem zadań, jeżeli nie są zastrzeżone
    do podpisu Burmistrza,

2)   kierownicy wydziałów w sprawach należących do ich zakresu działania, nie   
     zastrzeżone do podpisu przez inne osoby,

3)   kierownicy wydziałów określają rodzaje pism, do podpisywania których są
     upoważnieni  zastępca lub inni pracownicy, zakres udzielonych uprawnień.

      4. Dokumenty przedkładane do podpisu muszą być parafowane i opatrzone pieczęcią na
     jednej z kopii przez osobę sporządzającą lub kierownika komórki organizacyjnej oraz
     w uzasadnionych przypadkach przez radcę prawnego, jako nie budzące zastrzeżeń pod
     względem prawnym.

      5.  Zasady podpisywania dokumentów finansowo - księgowych określa instrukcja obiegu
     dokumentów księgowych - opracowana przez  Skarbnika.

      6. Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów
    odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ VIII

 

Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków

 

 

§ 23

 

1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatrują i załatwiają:

1)    Rada - w sprawach dotyczących Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych,

2)  Burmistrz - w sprawach dotyczących zadań własnych Gminy realizowanych przez Urząd lub jednostki organizacyjne.

2. Skargi i wnioski przyjmuje Burmistrz  lub wyznaczony przez Burmistrza Zastępca.

3.  Sekretarz i Skarbnik przyjmują skargi w sprawach załatwianych przez podległe komórki organizacyjne.

 

§ 24

 

Interesanci w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są:

1.      We wtorki - od 10⁰⁰ do 15⁰⁰ przez Burmistrza lub zastępców Burmistrza,

2.      We wtorki - od 9⁰⁰ do 15⁰⁰ przez kierowników komórek organizacyjnych.

 

 

§ 25

 

1.     O tym, czy pismo otrzymane przez Urząd jest skargą, czy wnioskiem określa Burmistrz lub Zastępcy Burmistrza, kierując się obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

2.      Skargi i wnioski rejestrowane są w rejestrze prowadzonym przez Wydział Organizacyjny.

3.     Po zarejestrowaniu skargę (wniosek) przekazuje się do wyjaśnienia właściwym komórkom lub jednostkom. Po uzyskaniu informacji i wyjaśnień, Wydział Organizacyjny przedstawia Burmistrzowi ostateczny projekt odpowiedzi.

4.      Obsługę organizacyjną przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków zapewnia Wydział Organizacyjny.

5.      Jeżeli skarga dotyczy spraw prowadzonych przez kilka komórek, Burmistrz wyznacza jednostkę koordynującą załatwienie sprawy.

 

 

ROZDZIAŁ IX

 

Organizacja działalności kontrolnej

 

 

§ 26

 

 

1.      System kontroli obejmuje:

1)     kontrolę zewnętrzną, którą wykonują uprawnione instytucje zewnętrzne: Prezes Rady Ministrów, Wojewoda, RIO, NIK, PIP, PIS i inne,

2)    kontrolę wewnętrzną w formie nadzoru sprawowanego przez Radę oraz przez Komisję Rewizyjną,

3)   kontrolę funkcjonalną sprawowaną przez osoby pełniące funkcje związane z wypełnianiem czynności kierowniczych rozumiane jako bieżące kontrolowanie prawidłowości realizacji wyznaczonych zadań i wykonywanie poleceń służbowych,

4)     kontrolę finansową pełnioną przez Burmistrza i Skarbnika,

5)     kontrolę instytucjonalną wykonywaną przez audytora wewnętrznego.

2. Informacji o działalności Urzędu dziennikarzom krajowym i zagranicznym udzielają:

1)     Burmistrz i Zastępcy Burmistrza,

2)     osoby wskazane przez Burmistrza.

3. Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych
  w ustawie Prawo prasowe oraz zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej oraz innymi ustawami właściwymi dla zakresu udzielanej informacji.

 

 

 

ROZDZIAŁ X

 

Zasady udzielania informacji dziennikarzom

 

 

§ 27

 

1.      Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu są zobowiązani przygotować Burmistrzowi lub Zastępcom Burmistrza pisemne stanowisko oraz odpowiedź na krytykę dotyczącą problematyki wchodzącej w zakres działania kierowanych przez nich komórek.

2.      Wydział Rozwoju Lokalnego i Promocji zapewnia obsługę prasową
  Burmistrza, Urzędu, a w szczególności:

1)     przygotowuje do publikacji informacje o przedsięwzięciach i decyzjach Burmistrza,

2)     na bieżąco przekazuje Burmistrzowi informacje i publikacje prasowe dotyczące Gminy i Urzędu,

3)     gromadzi dokumentację z materiałów prasowych,

4)     czynnie uczestniczy w redagowaniu materiałów i publikacji prasowych.

                                                                                

 

ROZDZIAŁ XI

 

Postanowienia końcowe

 

 

§ 28

 

1.     Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy obowiązuje protokolarne  przekazywanie zakresu zadań i obowiązków.

2.   Poza zadaniami wymienionymi w zakresie zadań wydziałów i komórek organizacyjnych, Burmistrz może polecać wykonanie innych prac niż wymienione w regulaminie.

3.     Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia.

4.     Prawa i obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu  zatwierdzony w drodze zarządzenia przez Burmistrza .

5.    Burmistrz w drodze zarządzenia nadaje Regulamin Organizacyjny Urzędu i jego treść niezwłocznie zostaje opublikowana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.